最新記事一覧

機密保持のために

システム

環境への配慮もすべきでは

個人情報や各企業の機密情報が含まれる所謂機密文書の量が年々増え、自社等内で処理することが難しくなってきている。以前であれば社内等でシュレッダーで破砕し、焼却していたものを、保管から処理までを外部委託することも増えている。 社内等であれば、機密文書の管理から処理迄の工程について、個人情報保護法や廃掃法のガイドライン等を踏まえた研修を行うことで、社員の認知度を上げることができる。また機密文書へのアクセス権を限定することによってセキュリティーを向上できる。 しかし、外部の業者へ機密文書処理を委託する場合には、社内等の研修だけではセキュリティーが確保されない。セキュリティーを確保する簡便な方法は、自社等の施設へ移動破砕車を呼び、その車内で破砕すること。単に、作業区域へのアクセスを管理し、社員等立会いのもと破砕すれば良い。処理する機密文書が大量であれば、この方法は取り難く、社外の専用施設へ輸送する必要がある。 社外施設を利用するには、より多くの点に注意しなければならない。機密文書の搬出には、部外者の立入を禁止するなどの措置が必要になり、処理業者への文書の受け渡しには、箱等の数量を相互確認することによって積み残しや紛失を防がなければならない。処理施設への輸送には箱型車両を利用し、施錠することでセキュリティーを高められる。輸送経路の選定にあたっては、CO2排出も抑えられよう計画する方が好ましい。処理費用算定基準となる計量器や計量方法についても確認すべきだろう。処理施設において荷降ろし、保管から処理に至るまでの機密保持、機密漏洩時の賠償責任を予め契約書によって担保すべきだ。排出者は、箱等の開封、異物除去工程による情報へのアクセスを断つために、異物混入を防ぐ措置を講ずべきだ。機密文書破砕後、焼却されることを避け、資源を有効活用すべく溶解の様にリサイクルされる方法を選択する方が好ましい。

Copyright© 2017 社内にある機密文書の処理には業者を利用しよう【情報漏洩を防ぐ】 All Rights Reserved.